Eine Hochzeit zu planen, das sind in Wahrheit zwei Aufgaben in einem Brautkleid. Die erste zieht sich über Monate. Sie ist das lange, leise Dahintreiben lauter kleiner Aufgaben, den Ort buchen, die Blumen aussuchen, das Catering bestätigen, die Einladungen verschicken, und sie ist die, die dich nachts wachhält, weil es immer noch eine Sache gibt, die du dir aufschreiben wolltest und dann doch nicht getan hast. Die zweite Aufgabe dauert einen einzigen Tag, lässt sich aber genauso leicht verpatzen. Sie ist der Ablauf des Tages selbst. Wann kommen die Gäste an, wann werden die Gelübde gesprochen, wann gibt es Essen, wann legt die Band los, und wer muss das alles wissen, damit es läuft, ohne dass du im Brautkleid in einer Ecke stehst und Fragen beantwortest.
Die meisten Paare versuchen, beide Aufgaben im Kopf zu behalten, oder verteilt über einen Notizblock, das Handy und ein paar Gruppenchats. Das hält selten. Wie es eine Braut ausdrückte: Man denkt viel zu leicht, dass man sich später darum kümmert, und dann rutscht es so weit nach unten, dass es nie passiert.
Laylaty gibt jeder Aufgabe ihr eigenes Werkzeug. Eine Checkliste für die Monate davor und einen Ablaufplan für den Tag selbst. Diese Anleitung führt dich durch beide, vom allerersten Schritt bis zum fertigen Plan, und erklärt, was jede Einstellung macht und wie du sie zu deiner machst. Beide Werkzeuge kosten nichts.
Die Kurzfassung
- Die Checkliste ist deine laufende To-do-Liste für die gesamte Verlobungszeit. Füg Aufgaben hinzu, ordne sie nach deinem Geschmack und hak sie ab, während die Monate vergehen.
- Der Ablaufplan ist der Zeitplan für den Tag. Jeder Punkt hat eine Uhrzeit, und die Liste sortiert sich immer von selbst nach Zeit, sodass sich der Tag von oben nach unten so liest, wie er wirklich ablaufen wird.
- Die Checkliste gruppiert Aufgaben nach Bereich, einer Bezeichnung deiner Wahl, etwa Location oder sechs Monate vorher. Der Ablaufplan sortiert nach Uhrzeit und versieht jeden Punkt mit einer Kategorie, etwa Trauung oder Essen und Trinken.
- Du kannst Punkte im Ablaufplan als für Gäste sichtbar markieren, damit sie auf deiner Hochzeitswebsite erscheinen, oder sie intern für deine Dienstleister und Helfer behalten.
- Beide Werkzeuge sind kostenlos. Deinen Ablaufplan den Gästen zu zeigen, läuft über die Event-Website, und die ist eine kostenpflichtige Funktion.
Bevor du startest: leg dein Event an
Alles hängt an einem Event. Wenn du deins noch nicht angelegt hast, ist das der erste Schritt, und er dauert eine Minute. Gib ihm einen Namen, meist die Namen des Paares, wähl die Art der Feier und leg das Datum fest. Das Datum ist hier wichtig, denn die Checkliste zählt für dich darauf herunter.
Ändern kannst du all das später, also fang jetzt an und verfeinere, sobald die Pläne fester werden.
Teil 1: Die Checkliste, für die Monate davor
Eine Checkliste ist genau das, wonach es klingt, eine Liste von Dingen, die du abhakst, sobald du sie erledigt hast. Der Unterschied zwischen einer Checkliste in einer App und einer auf Papier ist, dass diese mitzählt. Sie kennt deinen Hochzeitstag und kann dir daher sagen, wie viele Tage noch bleiben, wie viel von deiner Liste erledigt ist und welche Aufgaben in Verzug sind. Öffne dein Event und geh zur Checkliste, um sie zu finden.
Füg deine Aufgaben hinzu
Eine Aufgabe hinzuzufügen ist eine Zeile. Tipp ein, was zu tun ist, gib ihr wahlweise einen Bereich und ein Fälligkeitsdatum, und füg sie hinzu. Das ist schon alles. Du musst nicht jedes Feld ausfüllen, ein Titel allein ist eine völlig gute Aufgabe.
Du musst die ganze Liste nicht in einem Rutsch bauen. Füg jetzt eine Handvoll hinzu und ergänze später weitere, sobald dir neue Aufgaben einfallen, was passieren wird, bis in die Woche der Hochzeit hinein.
Nach Bereich ordnen
Ein Bereich ist eine Bezeichnung, die du einer Aufgabe gibst, damit verwandte Aufgaben beisammenstehen. Du legst sie ganz allein fest. Du kannst nach Phase gruppieren, etwa sechs Monate vorher oder die letzte Woche, oder nach Kategorie, etwa Location, Blumen oder Papierkram. Tipp ein, was für dich Sinn ergibt, und Laylaty merkt sich die Bereiche, die du verwendet hast, sodass du sie mit einem Tipp wiederverwenden kannst.
Du kannst deine Liste auf zwei Arten ansehen. Nach Bereich sammelt alles unter den Bezeichnungen, die du gewählt hast, sodass alle deine Location-Aufgaben an einem Ort stehen. Nach Datum ignoriert die Bezeichnungen und reiht deine Aufgaben danach, wann sie fällig sind, sodass du siehst, was als Nächstes ansteht, egal zu welchem Teil der Hochzeit es gehört. Wechsle zwischen beiden, wann immer du magst, es sind ja nur zwei Ansichten derselben Liste.
Tip
Tipp: Gruppiere lieber nach Phase als nach Kategorie, wenn dir schnell alles über den Kopf wächst. Ein Bereich namens diesen Monat ist weit weniger einschüchternd als einer namens Alles, und er hält deinen Blick auf den Aufgaben, die dich jetzt wirklich brauchen.
Hak sie nach und nach ab
Das ist der befriedigende Teil. Ist eine Aufgabe erledigt, tipp auf ihren Kreis, und sie gilt als abgeschlossen. Der Fortschrittsbalken oben füllt sich ein Stück, die Zahl der offenen Punkte sinkt, und die erledigte Aufgabe rückt still aus dem Weg. Du kannst Aufgaben per Ziehen umsortieren, eine Aufgabe bearbeiten, wenn sich der Plan ändert, oder eine löschen, die nicht mehr gilt.
Der Sinn des Ganzen ist nicht das Abhaken, sondern das Nicht-Vergessen. Wenn jede Aufgabe in einer einzigen Liste lebt, die auf deinen Tag herunterzählt und alles Überfällige markiert, geht nichts Wichtiges verloren, und du trägst nicht länger den ganzen Plan im Kopf herum.
Teil 2: Der Ablaufplan, für den Tag selbst
Die Monate sind erledigt. Jetzt der Tag. Ein Ablaufplan ist ein minutengenauer Zeitplan deines Hochzeitstags, ein Plan, was wann passiert, von der ersten Ankunft bis zum letzten Tanz. Caterer und Planer nutzen Ablaufpläne seit Jahren, weil ein Hochzeitstag viele bewegliche Teile hat und viele Menschen, die jeweils nur ihren eigenen Teil kennen. Der Ablaufplan ist der eine Ort, an dem alles zusammenläuft. Öffne dein Event und geh zum Ablaufplan, um deinen zu bauen.
Füg einen Punkt zum Zeitplan hinzu
Jeder Punkt im Ablaufplan hat eine Uhrzeit, eine Kategorie, eine kurze Beschreibung dessen, was passiert, und, wenn es hilft, einen Ort. Du könntest 14:30, Trauung, Gelübde und Ringtausch, auf der Gartenterrasse eintragen. Oder 18:00, Essen und Trinken, Dinner wird serviert, im großen Saal. Füg so viele hinzu, wie du brauchst, in beliebiger Reihenfolge, wie sie dir einfallen.
Und jetzt der Teil, der einen Ablaufplan funktionieren lässt. Du musst die Liste nicht selbst ordentlich halten. Der Ablaufplan sortiert immer nach Uhrzeit. Trag einen Punkt für neun Uhr morgens ein, nachdem du schon einen für den Abend hast, und er springt nach oben, wohin er gehört. Der Zeitplan ist immer in der richtigen Reihenfolge, sodass er sich genau so liest, wie der Tag ablaufen wird. Punkte ohne Uhrzeit stehen gemeinsam am Ende und warten darauf, dass du sie einsortierst.
Was eine Kategorie ist und was sie tut
Jeder Punkt bekommt eine Kategorie, eine einfache Bezeichnung für die Art des Moments. Laylaty gibt dir sechs: Trauung, Aktivität, Essen und Trinken, Musik, Logistik und Sonstiges. Die Kategorien tun zwei nützliche Dinge. Sie kennzeichnen jeden Punkt, sodass sich der Zeitplan auf einen Blick überfliegen lässt, und sie setzen eine sinnvolle Voreinstellung dafür, wer den Punkt sehen darf.
Der zweite Teil lohnt sich zu verstehen. Manche Momente sind für alle da, andere nur für die Menschen, die den Tag am Laufen halten. Deshalb starten Trauung, Aktivität sowie Essen und Trinken als für Gäste sichtbar, denn Gäste wollen wirklich wissen, wann die Gelübde sind und wann das Essen serviert wird. Musik und Logistik starten als intern, denn ein Hinweis auf ein Lied, das nicht gespielt werden soll, oder die Abbauzeit eines Dienstleisters ist für deine Band und deine Planerin, nicht für deine Großtante. Du kannst jeden Punkt in beide Richtungen umschalten, die Kategorie wählt nur den Ausgangspunkt.
Für Gäste sichtbar oder intern
Jeder Punkt ist entweder für Gäste sichtbar oder intern. Ein interner Punkt bleibt bei dir und deinem Team. Ein für Gäste sichtbarer Punkt kann auf deiner Hochzeitswebsite erscheinen, im Zeitplan, den deine Gäste sehen, sodass sie mitverfolgen können, ohne dir hundert Fragen zu stellen. Tipp auf das kleine Auge an einem Punkt, um ihn zwischen beiden zu bewegen, und nutz den Filter oben, um alle deine Punkte, nur die für Gäste sichtbaren oder nur die internen anzusehen.
Eine ehrliche Anmerkung. Einen Punkt für Gäste sichtbar zu markieren ist der Weg, ihn an deine Hochzeitswebsite zu geben, und die Event-Website ist bei Laylaty eine kostenpflichtige Funktion, ab dem Essential-Tarif. Wenn du eine Website hast, fließen deine für Gäste sichtbaren Punkte direkt in ihren Zeitplan. Wenn nicht, funktioniert der Ablaufplan trotzdem wunderbar als dein eigener, privater Plan für den Tag, und alles bleibt zwischen dir und deinem Team.
Tip
Tipp: Bau erst den ganzen Tag, samt aller internen Punkte, und entscheide dann, was Gäste sehen sollen. Aufbauzeiten und Hinweise für Dienstleister im Ablaufplan zu behalten, ist genau der Grund, warum er hinter den Kulissen so nützlich ist, und dank des Sichtbarkeits-Schalters landet nichts davon je aus Versehen bei einem Gast.
Mach es zu deinem
Beide Werkzeuge biegen sich danach, wie du wirklich denkst. Ein paar Regler, die man kennen sollte:
- Deine eigenen Bereiche. Benenne die Checklisten-Bereiche, wie es hilft, nach Phase oder nach Kategorie, und verwende sie über Aufgaben hinweg wieder.
- Zwei Ansichten der Liste. Sieh die Checkliste nach Bereich oder nach Datum an, je nachdem, was gerade nützlicher ist.
- Uhrzeiten und Reihenfolge. Setz im Ablaufplan eine Uhrzeit und lass die Liste sich selbst sortieren, oder lass einen Punkt ohne Uhrzeit, bis du entscheidest, wohin er gehört. Zieh Punkte, um die Reihenfolge von allem feinzujustieren, was sich eine Uhrzeit teilt.
- Kategorien und Sichtbarkeit. Kennzeichne jeden Punkt im Ablaufplan und wähl für jeden einzeln, ob Gäste ihn sehen oder nicht.
- Mehr als eine Sprache. Wenn dein Event in mehr als einer Sprache eingerichtet ist, kannst du Titel und Ort jedes Punkts in jeder davon schreiben, sodass der Zeitplan auf deiner Website für jeden Gast richtig zu lesen ist.
Planen vom Handy aus
Sowohl die Checkliste als auch der Ablaufplan funktionieren auf dem Handy genauso gut wie am Laptop, und das zählt, denn viel Planung passiert in freien Momenten, auf dem Sofa oder beim Warten auf einen Kaffee. Hak eine Aufgabe in dem Moment ab, in dem sie erledigt ist, füg einen Punkt zum Ablaufplan hinzu, sobald eine Uhrzeit feststeht, alles vom Handy in deiner Hand.
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen Checkliste und Ablaufplan?
Die Checkliste ist für die lange Strecke vor der Hochzeit, die Aufgaben, die du über Wochen und Monate abhakst. Der Ablaufplan ist für den einen Hochzeitstag, der Zeitplan dessen, was wann passiert. Das eine hilft dir, bereit zu sein, das andere hilft, dass der Tag reibungslos läuft.
Bleibt der Ablaufplan in der richtigen Reihenfolge, wenn ich Dinge durcheinander eingebe?
Ja. Der Ablaufplan sortiert immer von selbst nach Uhrzeit, sodass ein durcheinander eingegebener Punkt an seine richtige Stelle im Zeitplan springt. Punkte, denen du noch keine Uhrzeit gegeben hast, sammeln sich am Ende, bis du es tust.
Kann ich eine Aufgabe meinem Partner oder einem Helfer zuweisen?
Die Checkliste ist ein gemeinsamer Plan für das Event und keine Liste persönlicher Zuteilungen, deshalb hat eine Aufgabe heute keinen Verantwortlichen pro Person. Alle, die du eingeladen hast, das Event mitzuverwalten, sehen dieselbe Liste und arbeiten daraus. Ein einfacher Behelf ist, den Namen der Person in den Aufgabentitel zu schreiben oder einen Bereich pro Person anzulegen.
Können meine Gäste meinen Ablaufplan sehen?
Nur die Punkte, die du auswählst. Jeder Punkt ist für Gäste sichtbar oder intern, und nur für Gäste sichtbare Punkte können deine Gäste erreichen. Diese erscheinen im Zeitplan auf deiner Hochzeitswebsite, einer kostenpflichtigen Funktion. Alles, was als intern markiert ist, bleibt privat, nur für dich und dein Team.
Ist das alles kostenlos?
Ja. Sowohl die Checkliste als auch der Ablaufplan sind kostenlos. Das einzig Kostenpflichtige hier ist die Hochzeitswebsite, auf der für Gäste sichtbare Punkte den Gästen gezeigt werden. Laylaty selbst ist für bis zu vierzig Gäste kostenlos.
Kann ich meinen Ablaufplan in mehr als einer Sprache schreiben?
Ja. Wenn dein Event mehr als eine Sprache nutzt, lassen sich Titel und Ort jedes Punkts in jeder davon schreiben, sodass der Zeitplan für jeden Gast richtig zu lesen ist, auch Arabisch von rechts nach links gesetzt.
Bereit, alles aus dem Kopf zu bekommen?
Öffne dein Event, füg der Checkliste ein paar Aufgaben hinzu und beginn, den Tag im Ablaufplan zu blocken. Die Monate und der Tag, beide an einem Ort, beide zählen mit dir herunter.