Näin hallitset häittesi budjettia

On olemassa sellainen versio häiden suunnittelusta, jossa raha asuu kaikkialla yhtä aikaa. Käsirahakuitti sähköpostissa, muistiinpano puhelimessa, karkea summa, jonka kihlattusi mainitsi pitopalvelun kanssa käydyn puhelun jälkeen, ja nakertava tunne siitä, että olet jo käyttänyt enemmän kuin oli tarkoitus. Kysy useimmilta pareilta, mitä heidän häänsä tähän mennessä oikeasti maksavat, ja rehellinen vastaus on olankohautus.

Budjettityökalu korjaa tämän antamalla jokaiselle eurolle yhden kodin. Tämä opas käy läpi koko kulun: kokonaissumman asettamisen, sen jakamisen hääasiantuntijoiden suosittelemalla tavalla, menojen kirjaamisen sitä mukaa kun varaat kunkin toimittajan, ja sen katsomisen, kuinka käytetty, jäljellä oleva ja kustannus per vieras päivittyvät itsestään. Se on jo osa tapahtumaasi, mitään ei tarvitse ostaa erikseen, ja käyttöönotto vie noin viisi minuuttia.

Lyhyesti

• Aseta yksi kokonaisbudjetti häille, siinä valuutassa jossa suunnittelet.
• Ota asiantuntijajako käyttöön yhdellä napautuksella, luokat mitoitettuina sen mukaan, miten oikeat häät tyypillisesti kuluttavat.
• Tee luokista omasi: nimeä ne uudelleen, vaihda niiden värit, lisää omia tai poista jokin, jota et tarvitse.
• Kirjaa jokainen meno kun varaat toimittajan, ja sen tila, suunniteltu, osittain maksettu tai maksettu, seuraa itseään.
• Katso, kuinka käytetty yhteensä, vielä velkaa oleva, jäljellä oleva ja kustannus per vieras päivittyvät sillä hetkellä kun lisäät jotain.

Ennen kuin aloitat

Tarvitset luodun tapahtuman ja aloitetun vieraslistan, sillä kustannus per vieras jakaa menosi tähän mennessä lisäämiesi vieraiden kesken. Jos et ole vielä koonnut listaasi, lisää ensin muutama nimi ja palaa sitten. Budjetointi on jo osa tapahtumaasi, joten mitään ei tarvitse ostaa eikä ottaa käyttöön.

Vaihe 1: Aseta kokonaisbudjettisi

Avaa Budjetti tapahtumastasi, niin päädyt Yleiskatsaus-välilehdelle, jossa käytetty yhteensä asettuu kokonaisbudjettiasi vasten ja aivan sen vieressä on valuutan valitsin. Laylaty hinnoittelee tilauksesi euroina, mutta hääbudjettisi voi pyöriä siinä valuutassa jota oikeasti käytät, joten valitse se tästä ensin, niin jokainen sivun luku seuraa perässä.

Aseta itse kokonaissumma, se luku jota et halua häiden ylittävän, siirtymällä Luokat-välilehdelle ja napauttamalla kynää Kokonaisbudjetin vierestä.

Vaihe 2: Ota asiantuntijajako käyttöön

Sen arvaaminen, miten budjetti jaetaan juhlapaikan, tarjoilun ja tusinan muun kulun kesken, on yksi suunnittelun vaikeimmista osista, joten sinun ei tarvitse aloittaa tyhjältä sivulta. Avaa Luokat-välilehti ja napauta Ota asiantuntijajako käyttöön. Laylaty täyttää kullekin luokalle tavoitteen sen mukaan, mitä oikeat häät tyypillisesti kuluttavat: tarjoilu ja juhlapaikka vievät suurimmat osuudet, kumpikin noin neljänneksen, ja siitä valokuvaus, kukat ja asut pienenevät alaspäin.

Luokka on yksinkertaisesti lokero tietynlaiselle kululle: juhlapaikka, tarjoilu, valokuvaus ja niin edelleen. Sen tavoite on se, minkä olet päättänyt sille sallia, kun taas käytetty on se, minkä olet oikeasti sitonut kirjaamalla siihen menoja. Näitä kahta on tarkoitus verrata, ei aina täsmätä: yksi luokka voi mennä tavoitteensa yli, kun taas häät kokonaisuutena pysyvät silti budjetin alla, ja juuri siltä terve budjetti käytännössä näyttää.

Vaihe 3: Tee luokista omasi

Jako on lähtökohta, ei sääntö. Nimeä mikä tahansa luokka uudelleen niin, että se vastaa sitä miten häistä oikeasti puhut, anna sille väri, raahaa se järjestykseen joka on sinulle järkevä, tai lisää kokonaan oma: videokuvaaja, hennailta, harjoitusillallinen. Jos jokin luokka ei enää päde, poista se, ja Laylaty kysyy ensin minne sen menojen pitäisi siirtyä, jottei mikään katoa.

Jokainen muutos täällä tallentuu itsestään sillä hetkellä kun teet sen, ei erillistä tallennuspainiketta muistettavaksi.

Vaihe 4: Kirjaa meno kun varaat toimittajan

Kun oikeasti varaat jotain, napauta Lisää meno mistä tahansa kohtaa sivua. Anna sille nimi, toimittaja jos sinulla on, ja luokka johon se kuuluu.

Syötä kustannus ja, jos se on hinnoiteltu yksikköä kohti, määrä, vaikkapa tarjoilun henkilöhinta kerrottuna vierasmäärälläsi, niin Laylaty kertoo sen puolestasi. Jos olet jo maksanut siitä osan, napauta Maksettu jo osa? kirjataksesi käsirahan. Tilaa ei tarvitse koskaan asettaa itse: meno, josta ei ole maksettu mitään, näkyy tilassa Suunniteltu, sellainen josta on maksettu käsiraha tilassa Osittain maksettu, ja kokonaan maksettu tilassa Maksettu, kaikki laskettuna automaattisesti syöttämistäsi luvuista.

Vaihe 5: Katso, kuinka kulutuksesi päivittyy itsestään

Takaisin Yleiskatsaus-välilehdellä, tänne kaikki laskeutuu. Käytetty yhteensä, tähän mennessä maksamasi, vielä velkaa oleva ja kustannus per vieras päivittyvät sillä hetkellä kun tallennat menon, ilman käsin laskemista.

Kustannus per vieras on kokonaiskulutuksesi jaettuna listallasi tähän mennessä olevien vieraiden määrällä, se luku joka kertoo sinulle, onko viiden nimen lisääminen vieraslistalle pieni päätös vai oikea sellainen. Summien alla kulujen erittely näyttää kunkin luokan osuuden donitsina ja pylväinä, joten näet yhdellä silmäyksellä mitkä häiden osat syövät eniten ja missä on vielä tilaa.

Erittelyn yläpuolelle ilmestyy lisäksi automaattisesti keskeinen havainto: se kertoo sinulle, milloin olet mukavasti budjetin alla, milloin luokka tai kaksi on mennyt tavoitteensa yli, tai milloin häät kokonaisuutena ovat menneet yli, jottei sinun tarvitse tehdä sitä laskua itse.

Vaihe 6: Pysy budjetissa

Asiantuntijajaon ja reaaliaikaisten summien välissä budjetissa pysyminen on enimmäkseen vilkaisun asia, ei kaiken muistamista päässä. Jos jokin luokka käy kuumana, sen pylväs muuttuu lämpimämmän väriseksi, jotta se erottuu ennen kuin siitä tulee yllätys. Jos neuvottelet toimittajan kanssa uudelleen tai päätät kuluttaa jossain vähemmän, säädä sen luokan tavoitetta, niin kaikki sen yläpuolella lasketaan heti uudelleen.

Tee siitä omasi

Muutama säädin, jotta budjetti toimii niin kuin suunnittelet:

• Kokonaisbudjetti ja valuutta, asetetaan kerran ja muokattavissa aina kun lukusi muuttuvat.
• Asiantuntijajako, ota se käyttöön kerran realistista lähtökohtaa varten ja säädä sitten mitä tahansa luokkaa käsin.
• Luokat, nimeä uudelleen, vaihda värit, järjestä uudelleen, lisää omia tai poista jokin ja siirrä ensin sen menot.
• Menon tiedot, toimittaja, eräpäivä ja käsiraha ovat kaikki valinnaisia, lisää ne vasta kun ne sinulla on.

Usein kysytyt kysymykset

Maksaako budjettityökalu ekstraa?

Ei. Budjetointi on osa tapahtumaasi siitä hetkestä kun luot sen, vieraslistasi ja kutsujesi rinnalla. Mitään ei tarvitse avata.

Mihin asiantuntijajako perustuu?

Häiden tyypillisiin kulutuskaavoihin: tarjoilu ja juhlapaikka ovat yleensä kaksi suurinta osuutta, niiden jälkeen valokuvaus, kukat ja asut, ja sitten pienemmät luokat kuten painotuotteet, kakku, kuljetus ja kiitoslahjat. Se on realistinen lähtökohta, ei sääntö, ja jokainen tavoite pysyy täysin muokattavissa.

Mitä eroa on käytetyllä ja maksetulla?

Käytetty, jota kutsutaan myös sidotuksi, on kaiken kirjaamasi täysi kustannus, olitpa jo luovuttanut rahat tai et. Maksettu on se, mikä on oikeasti lähtenyt tililtäsi. Näiden kahden välinen ero on vielä velkaa oleva summa, joten tiedät aina mikä on erääntymässä.

Voinko seurata budjettiani muussa valuutassa kuin euroissa?

Kyllä. Laylaty-tilauksesi laskutetaan euroina, mutta hääbudjettisi voi pyöriä siinä valuutassa jota oikeasti käytät, ja jokainen sivun luku seuraa sitä.

Mitä tapahtuu jos ylitän budjetin?

Mikään ei mene rikki. Laylaty kertoo sen sinulle suoraan, sivun yläreunan keskeisessä havainnossa, ja näyttää mitkä luokat työnsivät sen sinne, jotta voit päättää mistä vetää takaisin oikeat luvut edessäsi arvauksen sijaan.

Valmis näkemään, mitä häät oikeasti maksavat?

Avaa Budjetti, aseta kokonaissummasi ja ota asiantuntijajako käyttöön. Loput täyttyy itsestään sitä mukaa kun varaat.