Häiden suunnittelu on oikeastaan kaksi työtä samassa puvussa. Ensimmäinen kestää kuukausia. Se on pienten tehtävien pitkä, hiljainen virta, varaa juhlapaikka, valitse kukat, vahvista pitopalvelu, lähetä kutsut, ja juuri se pitää sinut valveilla öisin, koska aina on vielä yksi asia, jonka aioit kirjoittaa muistiin mutta et kirjoittanut. Toinen työ kestää yhden ainoan päivän, mutta senkin sähläää yhtä helposti. Se on itse päivän kulku. Mihin aikaan väki saapuu, milloin annetaan valat, milloin on illallinen, milloin bändi aloittaa, ja kenen pitää tietää tuo kaikki, jotta homma sujuu ilman että seisot nurkassa hääpuvussa vastailemassa kysymyksiin.
Useimmat parit yrittävät pitää molempia töitä päässään tai hajallaan vihkon, puhelimen ja parin ryhmächatin välillä. Se ei yleensä kestä. Kuten eräs morsian sen ilmaisi, on aivan liian helppo ajatella hoitavansa asian myöhemmin, ja sitten se valuu listalla niin alas, ettei se koskaan tapahdu.
Laylaty antaa kummallekin työlle oman työkalunsa. Tehtävälistan edeltäviä kuukausia varten ja päiväaikataulun itse päivää varten. Tämä opas käy läpi molemmat, ihan alusta valmiiseen suunnitelmaan, ja kertoo mitä kukin asetus tekee ja miten teet siitä omasi. Kumpikaan työkalu ei maksa mitään.
Lyhyesti
- Tehtävälista on juokseva tehtävälistasi koko kihlausajalle. Lisää tehtäviä, ryhmittele ne omalla tavallasi ja kuittaa ne tehdyiksi kuukausien kuluessa.
- Päiväaikataulu on päivän aikajana. Jokaisella kohdalla on kellonaika, ja lista järjestyy aina itsestään aikajärjestykseen, joten päivä luetaan ylhäältä alas juuri siinä järjestyksessä kuin se todella etenee.
- Tehtävälista ryhmittelee tehtävät osioihin, itse valitsemaasi nimikkeeseen, kuten Juhlapaikka tai puoli vuotta ennen. Päiväaikataulu järjestää kellonajan mukaan ja merkitsee jokaisen kohdan luokalla, kuten Seremonia tai Ruoka ja juoma.
- Voit merkitä päiväaikataulun kohtia vieraille näkyviksi, jolloin ne ilmestyvät häidesi verkkosivulle, tai pitää ne sisäisinä palveluntarjoajille ja auttajille.
- Molemmat työkalut ovat maksuttomia. Päiväaikataulun näyttäminen vieraille tapahtuu tapahtumasivuston kautta, joka on maksullinen ominaisuus.
Ennen kuin aloitat: luo tapahtuma
Kaikki roikkuu yhdessä tapahtumassa. Jos et ole vielä luonut omaasi, se on ensimmäinen askel ja vie minuutin. Anna sille nimi, useimmiten parin nimet, valitse juhlan tyyppi ja aseta päivämäärä. Päivämäärällä on tässä väliä, sillä tehtävälista laskee sen mukaan aikaa puolestasi.
Voit muuttaa kaikkea tätä myöhemmin, joten aloita nyt ja hio yksityiskohtia sitä mukaa kun suunnitelmat tarkentuvat.
Osa 1: tehtävälista, edeltäviä kuukausia varten
Tehtävälista on juuri sitä miltä kuulostaa, lista tehtävistä, jotka kuittaat sitä mukaa kun saat ne valmiiksi. Ero sovelluksen listan ja paperisen listan välillä on se, että tämä pitää kirjaa. Se tietää hääpäiväsi, joten se osaa kertoa montako päivää on jäljellä, kuinka suuri osa listasta on tehty ja mitkä tehtävät ovat myöhässä. Avaa tapahtumasi ja mene tehtävälistaan.
Lisää tehtäväsi
Tehtävän lisääminen on yksi rivi. Kirjoita mitä pitää tehdä, anna sille halutessasi osio ja eräpäivä, ja lisää se. Siinä kaikki. Sinun ei tarvitse täyttää joka kenttää, pelkkä otsikko on aivan kelpo tehtävä.
Koko listaa ei tarvitse rakentaa yhdeltä istumalta. Lisää kourallinen nyt ja palaa lisäämään lisää sitä mukaa kun uusia tehtäviä tulee mieleen, ja niitä tulee, aina häitä edeltävälle viikolle asti.
Järjestä osioihin
Osio on nimike, jonka annat tehtävälle, jotta toisiinsa liittyvät tehtävät pysyvät yhdessä. Määrittelet sen täysin itse. Voit ryhmitellä vaiheen mukaan, kuten puoli vuotta ennen tai viimeinen viikko, tai luokan mukaan, kuten Juhlapaikka, Kukat tai Paperityöt. Kirjoita mikä tuntuu sinusta järkevältä, ja Laylaty muistaa käyttämäsi osiot, joten voit ottaa ne uudelleen käyttöön yhdellä napautuksella.
Voit katsoa listaasi kahdella tavalla. Osioittain kokoaa kaiken valitsemiesi nimikkeiden alle, jolloin kaikki Juhlapaikka-tehtäväsi ovat yhdessä paikassa. Päivämäärän mukaan jättää nimikkeet huomiotta ja rivittää tehtävät eräpäivän mukaan, jolloin näet mitä on seuraavaksi tulossa riippumatta siitä, mihin häiden osaan se kuuluu. Vaihda näkymien välillä milloin haluat, ne ovat vain kaksi näkymää samaan listaan.
Tip
Vinkki: Ryhmittele mieluummin vaiheen kuin luokan mukaan, jos meinaat helposti hukkua kaiken keskelle. Osio nimeltä tässä kuussa on paljon vähemmän lannistava katsottava kuin osio nimeltä Kaikki, ja se pitää katseesi niissä tehtävissä, jotka todella tarvitsevat sinua juuri nyt.
Kuittaa tehdyiksi matkan varrella
Tämä on se palkitseva osa. Kun tehtävä on valmis, napauta sen ympyrää, ja se merkitään tehdyksi. Yläreunan edistymispalkki täyttyy vähän, jäljellä olevien määrä laskee, ja valmis tehtävä asettuu hiljaa pois tieltä. Voit järjestää tehtäviä uudelleen vetämällä, muokata tehtävää jos suunnitelma muuttuu, tai poistaa sellaisen joka ei enää päde.
Koko jutun tarkoitus ei ole kuittaaminen vaan se, ettei unohda. Kun jokainen tehtävä elää yhdessä listassa, joka laskee aikaa kohti päivääsi ja nostaa esiin myöhässä olevat, mikään tärkeä ei livahda rakojen läpi, etkä enää kanna koko suunnitelmaa päässäsi.
Osa 2: päiväaikataulu, itse päivää varten
Kuukaudet on hoidettu. Nyt itse päivä. Päiväaikataulu on hääpäiväsi minuutti minuutilta etenevä aikajana, suunnitelma siitä mitä tapahtuu ja milloin, ensimmäisestä saapumisesta viimeiseen tanssiin. Pitopalvelut ja hääsuunnittelijat ovat käyttäneet päiväaikatauluja vuosia, koska hääpäivässä on paljon liikkuvia osia ja paljon ihmisiä, jotka kukin tuntevat vain oman palasensa. Päiväaikataulu on se yksi paikka, jossa kaikki loksahtaa kohdalleen. Avaa tapahtumasi ja mene päiväaikatauluun.
Lisää kohta aikajanalle
Jokaisella päiväaikataulun kohdalla on kellonaika, luokka, lyhyt kuvaus tapahtuvasta ja, jos se auttaa, paikka. Voisit lisätä 14.30, Seremonia, Valat ja sormusten vaihto, puutarhaterassilla. Tai 18.00, Ruoka ja juoma, Illallinen tarjoillaan, päähallissa. Lisää niin monta kuin tarvitset, missä järjestyksessä ne mieleesi tulevatkaan.
Ja tässä on se, mikä saa päiväaikataulun toimimaan. Sinun ei tarvitse pitää listaa siistinä itse. Päiväaikataulu järjestyy aina kellonajan mukaan. Lisää yhdeksän aamun kohta sen jälkeen, kun olet jo lisännyt illan kohdan, ja se hyppää ylös sinne minne kuuluu. Aikajana on aina oikeassa järjestyksessä, joten se luetaan täsmälleen niin kuin päivä tulee etenemään. Kohdat, joilla ei vielä ole kellonaikaa, kokoontuvat yhteen loppuun odottamaan, että sijoitat ne paikoilleen.
Mikä luokka on ja mitä se tekee
Jokainen kohta saa luokan, yksinkertaisen nimikkeen sille, millaisesta hetkestä on kyse. Laylaty antaa kuusi: Seremonia, Ohjelma, Ruoka ja juoma, Musiikki, Logistiikka ja Muu. Luokat tekevät kaksi hyödyllistä asiaa. Ne merkitsevät jokaisen kohdan, jotta aikajanaa on helppo silmäillä yhdellä vilkaisulla, ja ne asettavat järkevän oletuksen sille, kuka kohdan saa nähdä.
Tuo jälkimmäinen osa kannattaa ymmärtää. Osa hetkistä on kaikille, osa vain niille, jotka pitävät päivän pyörät pyörimässä. Siksi Seremonia, Ohjelma sekä Ruoka ja juoma lähtevät liikkeelle vieraille näkyvinä, koska vieraat todella haluavat tietää, milloin valat annetaan ja milloin illallinen tarjoillaan. Musiikki ja Logistiikka lähtevät liikkeelle sisäisinä, koska muistiinpano soittamatta jätettävästä kappaleesta tai palveluntarjoajan purkuaika ovat bändiäsi ja suunnittelijaasi varten, eivät isotätiäsi. Voit kääntää minkä tahansa kohdan kumpaan suuntaan tahansa, luokka vain valitsee lähtökohdan.
Vieraille näkyvä vai sisäinen
Jokainen kohta on joko vieraille näkyvä tai sisäinen. Sisäinen kohta pysyy sinun ja tiimisi kesken. Vieraille näkyvä kohta voi ilmestyä häidesi verkkosivulle, siihen aikatauluun jonka vieraat näkevät, jotta he pysyvät kärryillä kysymättä sinulta sataa kysymystä. Napauta minkä tahansa kohdan pientä silmää siirtääksesi sen näkymän ja sisäisen välillä, ja käytä yläreunan suodatinta katsoaksesi kaikki kohdat, vain vieraille näkyvät tai vain sisäiset.
Yksi rehellinen huomio. Kohdan merkitseminen vieraille näkyväksi on tapa syöttää se häidesi verkkosivulle, ja tapahtumasivusto on Laylatyssa maksullinen ominaisuus, mukana Essential-paketista ylöspäin. Jos sinulla on verkkosivu, vieraille näkyvät kohdat virtaavat suoraan sen aikatauluun. Jos ei ole, päiväaikataulu toimii silti mainiosti omana yksityisenä päiväsuunnitelmanasi, ja kaikki pysyy sinun ja tiimisi kesken.
Tip
Vinkki: Rakenna ensin koko päivä, sisäiset kohdat ja kaikki, ja päätä sitten mitä vieraiden pitäisi nähdä. Rakennusaikojen ja palveluntarjoajien vihjeiden pitäminen päiväaikataulussa on juuri se syy, miksi se on niin hyödyllinen kulissien takana, ja näkyvyyskytkin takaa, ettei mikään niistä koskaan päädy vieraalle vahingossa.
Tee siitä omasi
Molemmat työkalut taipuvat sen mukaan, miten oikeasti ajattelet. Muutama nuppi, jotka kannattaa tuntea:
- Omat osiosi. Nimeä tehtävälistan osiot niin kuin sinua auttaa, vaiheen tai luokan mukaan, ja käytä niitä uudelleen eri tehtävissä.
- Kaksi näkymää listaan. Katso tehtävälistaa osioittain tai päivämäärän mukaan, aina kun toinen on hyödyllisempi.
- Ajat ja järjestys. Aseta päiväaikatauluun kellonaika ja anna listan järjestyä itsestään, tai jätä kohta ajattomaksi kunnes päätät minne se menee. Vedä kohtia hienosäätääksesi kaikkien saman kellonajan jakavien järjestystä.
- Luokat ja näkyvyys. Merkitse jokainen päiväaikataulun kohta ja valitse kullekin erikseen, näkevätkö vieraat sen vai eivät.
- Useampi kuin yksi kieli. Jos tapahtumasi on määritetty usealla kielellä, voit kirjoittaa jokaisen kohdan otsikon ja paikan kullakin niistä, jotta verkkosivusi aikataulu on jokaiselle vieraalle oikein luettavissa.
Suunnittelu puhelimella
Sekä tehtävälista että päiväaikataulu toimivat puhelimella yhtä hyvin kuin läppärillä, ja sillä on väliä, sillä suuri osa suunnittelusta tapahtuu irtohetkinä, sohvalla tai kahvia odotellessa. Kuittaa tehtävä sillä sekunnilla kun se on valmis, lisää päiväaikatauluun kohta heti kun aika varmistuu, kaiken kädessäsi olevalla puhelimella.
Usein kysyttyä
Mitä eroa on tehtävälistalla ja päiväaikataululla?
Tehtävälista on pitkää häitä edeltävää jaksoa varten, tehtäviä joita kuittaat viikkojen ja kuukausien mittaan. Päiväaikataulu on häiden yhtä päivää varten, aikajana siitä mitä tapahtuu ja milloin. Toinen auttaa sinua olemaan valmis, toinen auttaa päivää sujumaan mutkitta.
Pysyykö päiväaikataulu oikeassa järjestyksessä, jos lisään asioita epäjärjestyksessä?
Kyllä. Päiväaikataulu järjestyy aina itsestään kellonajan mukaan, joten epäjärjestyksessä lisäämäsi kohta hyppää oikealle paikalleen aikajanalla. Kohdat, joille et ole vielä antanut aikaa, kokoontuvat loppuun kunnes annat.
Voinko osoittaa tehtävän kumppanilleni tai auttajalle?
Tehtävälista on tapahtuman yhteinen suunnitelma pikemminkin kuin lista henkilökohtaisia vastuita, joten tehtävällä ei tänä päivänä ole henkilökohtaista vastuuhenkilöä. Kaikki, jotka olet kutsunut auttamaan tapahtuman hallinnassa, näkevät saman listan ja työskentelevät siitä. Yksinkertainen kiertotie on merkitä henkilön nimi tehtävän otsikkoon tai käyttää osiota henkilöä kohden.
Näkevätkö vieraat päiväaikatauluni?
Vain valitsemasi kohdat. Jokainen kohta on vieraille näkyvä tai sisäinen, ja vain näkyvät kohdat voivat tavoittaa vieraasi. Ne ilmestyvät häidesi verkkosivun aikatauluun, joka on maksullinen ominaisuus. Kaikki sisäiseksi merkitty pysyy yksityisenä sinun ja tiimisi kesken.
Onko mikään tästä maksutonta?
Kyllä. Sekä tehtävälista että päiväaikataulu ovat maksuttomia. Ainoa maksullinen osa tässä on hääsivusto, jossa vieraille näkyvät kohdat näytetään vieraille. Laylaty itsessään on maksuton neljäänkymmeneen vieraaseen asti.
Voinko kirjoittaa päiväaikatauluni usealla kielellä?
Kyllä. Jos tapahtumasi käyttää useampaa kieltä, jokaisen kohdan otsikko ja paikka voidaan kirjoittaa kullakin niistä, jotta aikataulu on jokaiselle vieraalle oikein luettavissa, myös oikealta vasemmalle ladottu arabia.
Valmis saamaan kaiken pois päästäsi?
Avaa tapahtumasi, lisää muutama tehtävä tehtävälistaan ja ala varata päivää päiväaikatauluun. Kuukaudet ja itse päivä, molemmat yhdessä paikassa, molemmat laskevat aikaa kanssasi.