ほとんどのカップルが、結婚式の数週間前に決まって味わう、小さくて具体的な焦りがあります。招待状はとっくに送り終え、当日は近づいているのに、胸に手を当てて何人が本当に来るのかと問われると、まだ答えられない。いとこはWhatsAppで返事をくれ、おばはあなたのお母さんに直接伝え、何人かは「たぶん」と言い、ほんの数人はそのまま音沙汰なし。ある花嫁はこう言いました。あとで返そうと思ってしまうのは簡単で、そうしてメールが三十七通たまるころには、すっかり忘れてしまうのだと。
RSVPとは「お返事ください」を意味する昔ながらの丁寧な言い回しにすぎず、出欠をオンラインで集めれば、すべての返事が一つの場所に収まってこの悩みが解けます。このガイドは、イベントを作り、ゲストを招待し、相手のスマートフォンに何が映るのか、どう答えるのか、そして人数がまとまっていく様子をどう見守るのかまで、最初から最後まで案内します。途中で、それぞれの機能が何のためにあり、どう自分好みに設定するのかもお伝えします。所要時間はおよそ十分です。
かんたんに言うと
- すべてが一つのイベントの中にあります。ゲストリスト、招待状、そしてすべての返事です。
- ゲストにはただのフォームではなく本物の招待状が届き、希望すれば自分の言語で読めます。
- ゲストは「出席しますか」という一つの質問に答え、その流れで同伴者や食事の希望も加えます。
- 出席・保留・欠席がリアルタイムで更新されるのを眺めながら、まだ答えていない人だけにひと声かけられます。
- ほぼすべてがあなた次第です。締め切り、同伴者、カード、言語など、思いのままに調整できます。
始める前に、イベントを作りましょう
まだイベントを作っていなければ、これが最初の一歩で、ほんの一分で終わります。名前をつけ（多くは二人のお名前です）、お祝いの種類を選び、日付を設定します。
この最初のひと通りで考えすぎる必要はありません。名前も日付も詳細も後から変えられるので、今始めて、計画が固まるにつれて整えていくのが気楽です。
ステップ1：ゲストリストを作る
イベントを開いてゲストブックへ進みます。ここが拠点です。一人ひとりのゲスト、その人が属するグループ、そしてまだ招待状に載っているかどうかが分かります。連絡先と紙のメモにばらばらにするのではなく、全員を一つのリストにまとめておくこと、それこそが正確な最終人数を可能にする理由のすべてです。
リストを一度で仕上げる必要はありません。今いくつか名前を加えて、後で戻ってさらに足していけば大丈夫です。
ステップ2：ゲストを加えて、グループに分ける
一人ずつ加えても、メモや表計算にすでにまとめてあるリストを貼り付けてもかまいません。加えながら、それぞれのゲストをグループに入れていきます。グループとは単なる目印で、新婦側の家族、新郎側の家族、職場の友人といった具合です。
グループはこのわずかな手間をかける価値があります。あとで名前を一つずつチェックする代わりに、グループ全体をまとめて招待したりひと声かけたりでき、家族のどちら側が返事したかもひと目で分かります。グループの名前を変えたり、自分で追加したり、ゲストをいつでもグループ間で動かせるので、リストはあなたが実際に人を思い浮かべる形に沿ってしなやかに変わります。
Tip
ヒント： 夜の披露宴だけに招くゲスト専用のグループを作っておくと、昼の招待客とは別の招待状を、二つのリストを持たずに送れます。
ステップ3：招待状を作って送る
リストが整ったら、招待状を作ります。ここで理解しておきたい選択があります。個人リンクは一人のゲスト専用で、返事はその人に結びつきます。共有リンクは誰でも開ける一本のリンクで、気軽な集まりに便利です。
結婚式では、個人リンクこそが人数をきれいに保ち、転送されたリンクに見知らぬ人が返事をするのを防いでくれます。ここは招待状を自分らしく仕上げる場所でもあります。カードのデザインを選び、写真や色を加え、出欠の締め切り、つまりフォームが閉じる日付を設定すれば、ゲストはいつまでに答えればよいか分かります。
Tip
ヒント： 出欠の締め切りは結婚式の三、四週間前に設定しましょう。そうすれば、返事の遅い人を追いかけ、ケータリングに最終人数を伝え、直前に慌てることなく席次を仕上げる時間が取れます。
ステップ4：ゲストが実際に目にするもの
ここは多くのツールが取り違えている部分です。ゲストが開くのは味気ないフォームではありません。スマートフォンで本物の招待状を開くのです。お二人の名前、日付、会場が、きちんとレイアウトされて。
これは聞こえる以上に大切です。きちんとした招待状を受け取ったゲストは、素っ気ないフォームを渡された人よりずっと返事をしてくれます。ゲストは隅で言語を切り替えられるので、アラビア語やフランス語を読む親戚は全体を自分の言語で見られ、どの言語を用意するかはあなたが決めます。
ステップ5：ゲストはどう返事をするか
準備ができたら、ゲストは一つのはっきりした質問に答えます。出席しますか。はいをタップ、いいえをタップ。同伴者を認めていれば、ここで何人連れてくるかを選びます。同伴者とは、誰かが一緒に連れてくる追加のゲストのことで、パートナーや友人、お子さんなどです。
同伴者をゲスト自身に申告してもらえば、誰が誰を連れてくるのかを推し量る代わりに、人数を正直に保てます。そもそも同伴者を認めるかどうかもあなたが決め、一人あたり連れてこられる上限、たとえば二人までを設けておけば、一通の招待がいつの間にか五人分の席になることもありません。ゲストは同じ場で食事のメモも添えられ、これはケータリングに喜ばれます。送信をタップした瞬間にお礼が表示されるので、返事はそこで完了して頭から離れ、ちゃんと届いたかと気を揉むこともありません。
ステップ6：返事が届くのを見守る
あなたの側では、すべてがここ、招待状と出欠のページに集まります。三枚のカードが、出席・保留・欠席と、進行中の集計を示し、ゲストが答えるたびにひとりでに更新されます。これこそ、以前はどうしても正確につかめなかった人数で、いまはリアルタイムに、一か所にまとまっています。すぐ下のタブから、回答済みや保留にタップひとつで移れるので、誰の返事がまだかがそのまま分かります。
ここからは、まだ答えていない人だけにひと声かけられるので、すでに返事をくれた人を煩わせずにすみます。正直にお伝えすると、はいと答えたゲストの中にも、数人の欠席は見込んでおいてください。これはごく普通のことなので、ちょうどの人数に合わせるよりも、少し余裕を持たせておきましょう。
ステップ7：当日、全員をチェックインする
チェックインは会場入り口でスマートフォンから行います。読み取りにカメラを使うからです。チェックイン画面を開き、パスをスキャンをタップし、ゲストが招待状から見せるQRコード、つまりカメラで読み取れる小さな四角い模様にカメラを向けます。これでその人も、同じグループの全員も、到着済みになります。カメラが手元にない、あるいはノートパソコンで作業している場合は、確定リストを名前で検索してタップひとつでチェックインできます。
到着人数はリアルタイムで正確に保たれ、なくしたり二重に印を付けたりする紙のリストはもう要りません。
自分らしく仕上げる
上で紹介した流れのほとんどには、あなたが回せるつまみが付いています。知っておく価値のあるものをいくつか挙げます。
- 出欠の締め切り、フォームが返事の受け付けを止める日付。返事の遅い人に、急ぐ必要があると分かってもらえます。
- 同伴者、オンかオフか、そして一人あたりの上限。テーブルを予定どおりの大きさに保てます。
- 招待状のカード、そのデザイン、あなたの写真と色。テンプレートではなく、二人らしい結婚式に見えます。
- 用意する言語、どのゲストも招待状を読み、心地よい言語で返事ができます。
- 個人リンクか、一本の共有リンクか、イベントの格式に合わせて選べます。
オンラインにいないゲストのために
誰もがスマートフォンに張り付いているわけではありませんし、それでかまいません。紙が好きな親戚にはQRコード付きの招待状を印刷し、直接教えてもらったときはその返事をあなた自身で加えるだけでも大丈夫です。どちらにしても、二つではなく一つの正確なリストが手元に残ります。
よくある質問
RSVPとは実際どういう意味ですか？
「お返事ください」を意味するフランス語の言い回しに由来します。実際には、ゲストが出席するかどうかを伝えてくれる瞬間のことで、これをもとに席次、料理、人数を計画できます。
ゲストは返事をするためにアプリをダウンロードする必要がありますか？
いいえ。どのブラウザでもリンクを開いてそこで答えられます。インストールは一切不要で、これは年配の親戚や古い機種を使う人にこそ効いてきます。
同伴者と食事の希望を同時に集められますか？
はい。どちらも出欠の一部なので、返事と同じ場所に届き、別の表と突き合わせる必要はありません。
ゲストは別の言語で返事できますか？
はい。招待状も出欠も、ゲストそれぞれの言語で表示でき、右から左に組まれたアラビア語にも対応します。読みきれないフォームを前に、誰も推測せずにすみます。
無料版はありますか？
はい。Laylatyはゲスト40名まで無料で、最初の招待状から最終人数まで、小さなお祝いをまるごとカバーします。
返事を追いかけるのを、そろそろやめませんか？
イベントを作り、最初の数名のゲストを加え、誰もがタップひとつで答えられる招待状を送りましょう。