結婚式のやることリストの中で、カップルがいちばん気が重くなるのが席次表です。外から見ればシンプルに思えます。いくつかのテーブルと、いくつかの名前。それなのに、つい最後の週まで先延ばしにしてしまう作業でもあります。理由はテーブルそのものではありません。そのまわりに絡みつくすべてです。大好きな叔母は、もう口をきかない叔父の近くには座れません。大学の友人たちは一緒にいたがります。親族の片方は、自分たちに何席あてがわれたかを静かに数えています。そして誰かが返事を変えるたびに、パズル全体がまた動いてしまうのです。
そして、多くの人が慣れ親しんできたやり方があります。大きな紙、名前を書いた付箋、そしてはがれてソファの下に消えていく名前の小さな山。一人動かすと、ほかの三人が入らなくなる。このガイドが目指すのは、同じ作業を落ち着いて、ひとつの場所で、すでに用意したゲストリストからそのまま名前を引きながら進めることです。最初から最後まで通してたどり、そして、何をしても少しごちゃつく部分については正直にお伝えします。だって、いくつかの「はい」は、いつだって空席に変わるものですから。
要点だけ
- Laylatyの席次はあなたと共同ホストだけの内部ツールです。ゲストが目にすることはありません。
- まずテーブルをつくり、それぞれに名前を、よければ席数もつけます。
- ゲストは自動で現れます。実際のゲストリストと招待状からそのまま引かれるので、入力し直すものは何もありません。
- 家族をまるごと一度に座らせることも、グループを開いて一人ずつ別々のテーブルに置くこともできます。
- ゲストをタップし、次にテーブルをタップ。パソコンなら、そのままドラッグして運ぶこともできます。あとから誰かを動かすのも一瞬です。
- 欠席の人を隠したりしないので、誰をどこに座らせるかはあなたの手のうちにあり、予定が変わったその瞬間に調整できます。
まずは、やさしい言葉で少しだけ
手順に入る前に、小さな用語を三つだけ。あとで専門用語に感じないように。
テーブルとは、まさに言葉のとおり、披露宴のテーブルの一つひとつです。Laylatyでは一つずつ作成し、ローズ、ファミリー、テーブル1のように名前をつけ、埋まってきたらそっと知らせてほしいときには席数を加えることもできます。
割り当てとは、ゲストをテーブルに置くという、ただそれだけの行為です。誰かを座らせると、その人を割り当てたことになります。別の場所へ動かせば、元の席はひとりでに空くので、うっかり二か所に同時に座ることはありません。
内部ツールとは、それがLaylatyのあなたの側にだけあるという意味です。席次表は、あなたと、あなたのおもてなしを手伝う人のためのもの。ゲストに見せることは決してなく、招待状の一部でもなく、イベントサイトにも載りません。机の上に置いた計画用のシートのようなもので、配って回るものではないと考えてください。
始める前に：ゲストリストをつくる
席次は、ゲストがLaylatyに入ってから取りかかる工程です。名前をそこからそのまま引いてくるからです。すでにゲストを追加して招待状を送っているなら、準備は整っています。まだなら、まず大切な人たちをゲストリストに加え、できれば返事をいくつか集めて、誰が来るかの感触をつかんでおきましょう。その部分については、オンラインで出欠を集める方法という、まるごと別のガイドがあります。
この順番のうれしいところは、席次表に名前を一つも打ち込まなくていいことです。追加した人は全員がひとりでに現れ、置かれるのを待っています。
ステップ1：席次を開く
イベントを開き、計画ツールの中から席次を見つけます。初めて開くと、すっきりと二つに分かれた画面が現れます。片側には、テーブルを待つ空きスペース。もう片側には、最初の一つを作りましょうという静かな案内。これはデスクトップ向けのツールなので、ノートパソコンや大きめの画面で開くのがおすすめです。全体のレイアウトを一目で見渡せるだけの余白がほしくなるからです。
ステップ2：テーブルをつくる
最初のテーブルを追加して、名前をつけます。十度目に配置図を見つめるとき、番号より名前のほうがずっと親しみがあります。ですから「祖父母」や「大学の友人」は、しばしば「テーブル4」よりしっくりきます。もちろん、素朴な番号でもかまいません。そのテーブルに何席あるかがわかっているなら、それも加えましょう。任意です。空欄のままにすれば、そのテーブルには単に上限がなくなります。
席数を入れておくと、小さくて頼りになる安全網になります。人を座らせていくと、各テーブルには「何人が座っているか」と「何人まで入るか」が表示され、上限を超えるとそのテーブルに印がつき、ケータリング業者より先にあなたが気づけます。それでも進めることはできます。八人用のテーブルに、どうしても十人を、という日も本当にあるからです。ただ、その選択があなた自身のものであって、不意打ちにならないようにしてくれるだけです。
Tip
ヒント: 必要だと思う数より少し多めにテーブルをつくり、一つを少し空けておきましょう。その余白こそ、直前の「はい」や、思いがけない同伴者や、隣同士は避けたい二人のいとこが、最後に落ち着く場所になります。
ステップ3：ゲストを座らせる
ここが肝心なところです。画面の片側には、まだ席の決まっていない全員が、ゲストリストからそのまま並びます。もう片側には、たった今つくったテーブルが並びます。
ゲストがどうまとまっているかに注目してください。一枚の招待状で家族を招いていれば、その家族は小さなひとまとまりで届きます。代表の名前があり、その下に残りの人が続きます。誰かが連れてくる同伴者も、名前がわかっていれば名前で、わからなければ単に「同伴者」として、ここに現れます。リストが長くなってきたら、検索ボックスが名前をすばやく見つけるのを助けてくれます。
ゲストを座らせるやり方は二つあり、どちらも同じことをします。
一つ目は、タップして置く方法です。ゲストや家族まるごとをタップして持ち上げると、今つかんでいるのが誰かを知らせる小さなバーが現れます。次に、その人たちの行き先のテーブルをタップすれば、そこに収まります。置く前に気が変わったら、同じゲストをもう一度タップするか、Escを押してください。
二つ目は、パソコンでの方法で、ゲストをドラッグしてテーブルの上でドロップします。しっくりくるほうを使ってください。どちらも、メニューを開いたりフォームを埋めたりする必要はありません。
家族を一緒にしておく必要もありません。グループを開けば、一人ずつ別のテーブルに置けます。両親は旧友と、十代の子どもたちは自分たちだけのテーブルに、といった具合です。あるグループの全員が会場のあちこちに散らばると、配置図がそっと知らせてくれます。そのつもりでなかった場合のための、やさしい合図です。
ステップ4：本当に来る人につないでおく
ここからは正直なところ、そしてはっきり理解しておく価値のあるところです。
席次表は、いつでもゲストリスト全員を表示します。欠席した人をこっそり消したりせず、出席と答えた人を自動で座らせたりもしません。これはわざとです。誰に椅子を用意するかを決めるのはあなたであり、結婚式まわりの予定は、機械に任せて仕分けさせられるほどきちんと整っていることは、めったにないからです。
実際には、来るとわかっている人を座らせ、「たぶん」と欠席は今のところ置かないでおく、ということになります。全員が見えたままなので、うっかりリストから抜け落ちる人はいませんし、欠席の人が急に気を変えても、その人はそこで座らせてもらうのを待っています。配置図は、これまでに何人を座らせたかの合計を刻々と示すので、パズルがどこまで進んだかが常にわかります。
そして、どのカップルもいつかは学ぶ話です。プランナーがよく口にする経験則に、招いた人の三分の一ほどは当日その部屋にいない、というものがあります。丁寧な欠席と、本当の直前ドタキャンを足し合わせると、そのくらいになるのです。しかも、うれしそうに「はい」をタップしたゲストの中にさえ、来られなくなる人が何人か出ます。子どもの発熱、飛行機の遅延、気の変わり。これはまったく普通のことで、あなたや結婚式のせいでは決してありません。
ここで大切なのは、ぴったりの人数で組んだ席次表はもろい、ということです。少しだけ余裕を残しておきましょう。二人がキャンセルしたからと結婚式当日の朝に会場全体を描き直すより、空席の一つあるテーブルを持っておくほうが、未来の自分にずっとやさしいのです。
ステップ5：当日が近づくにつれて調整する
結婚式は直前まで動きます。席次はそのためにつくられています。誰かを座らせるのがタップ一つなら、動かすのも同じくらい速い。あるテーブルからゲストをつまみ上げて別のテーブルに落とせば、最初のテーブルはひとりでに空きます。一つのタップで誰かを外せば、その人は未配置のリストに戻り、やはり来るとわかったときにまた座らせられる状態で待ちます。
テーブルをまるごとなくす必要があれば、削除できます。そこに座っていた人は失われず、未配置のリストに戻るだけなので、別の場所に座らせられます。ここでするどんなことも、取り返しがつかなかったり、こわれたりはしません。それこそが狙いです。この配置図は、ゲストリストが変わるたびに、何度でも作り直せるようにできています。
自分らしく整える
配置図のほとんどは、あなたが当日をどう思い描いているかに合わせて形を変えます。知っておくと便利なつまみをいくつか。
- テーブル名。 好きなように呼べます。テーブル1でも、新婦の家族でも、卓上花の名前でも。名前があると、配置図はぱっと見でぐっと読みやすくなります。
- 席数。 テーブルが埋まったときに知らせてほしい場所には入れ、どうせ目分量でいくというゆるやかな配置なら省いておきましょう。
- 家族まるごとか、個人か。 グループをひと動作で一緒に座らせることも、開いて一人ひとりをぴったりの場所に散らすこともできます。
- どれだけ余白を残すか。 来るとわかっている変更のために、空席や空のテーブルを一つ組み込んでおきましょう。
よくある質問
ゲストは自分の席を見られますか？
いいえ。席次は内部のもので、あなたと共同ホストだけのものです。招待状の一部でもなく、イベントサイトにも載らず、ゲストがそれを見る手立てはありません。当日は、あなたか会場が、どう人を席へ案内するかを決めます。席札でも、入口の印刷ボードでも、結婚式に合ったやり方でどうぞ。
出席と答えた人を自動で座らせますか？
いいえ、そしてそれは意図的です。ゲストリスト全員を表示し、誰を置くかはあなたに委ねます。欠席した人も隠さないので、いつでも全体像が見え、主導権はあなたにあります。
誰かが返事を変えたり、来なかったりしたら、どうなりますか？
何もこわれません。全員がリストに残っているので、新たな「はい」が現れたら座らせ、予定が動いたら人を動かすだけです。必ず起こる欠席については、席を人数ぴったりに埋めるより、少しだけ余白を残しておくのがいちばんの備えです。
テーブルに、入る人数より多く座らせられますか？
はい。席数は目安であって、鍵ではありません。テーブルに入る人数より多く座らせると、Laylatyが印をつけて気づかせ、それから先へ進ませてくれます。もう一人詰め込むことが、まさに望みだという日もあるものです。
同伴者は配置図に出てきますか？
はい。招待状にひもづくすべての同伴者が、座らせる一人の人として現れます。名前を集めていれば名前で、そうでなければ「同伴者」として。こうして四人家族は、配置図で一席ではなく四席を占めます。
これは結婚式サイトや招待状と同じものですか？
いいえ。席次はイベントの中にある、非公開の計画ツールです。招待状とイベントサイトは、ゲストに向けた別ものです。席次表が、Laylatyのあなたの側から外に出ることは決してありません。
テーブルも、決めるのもあなた
席次表がおそろしい評判を得るのももっともです。でもストレスの大半は、紙の上で、直前に、じっとしていない名前で進めることから来ています。落ち着いて、実際のゲストリストをすでに目の前にして、数秒で作り直せる計画とともに進めれば、それは本来の姿に戻ります。当日を前にした、最後の幸せな仕上げの一つに。
イベントを開き、まずいくつかのテーブルをつくって、大切な人たちをそのまわりに座らせていきましょう。