Comment recueillir les réponses de votre mariage en ligne

Il existe une petite panique bien précise que presque chaque couple rencontre quelques semaines avant le mariage. Les invitations sont parties depuis longtemps, le jour approche, et pourtant vous ne pouvez pas dire, la main sur le cœur, combien de personnes viendront vraiment. Un cousin a répondu sur WhatsApp, une tante l'a dit à votre mère de vive voix, quelques-uns ont lâché un « peut-être », et une poignée s'est simplement tue. Comme le disait une mariée, on se dit trop facilement qu'on répondra plus tard, et puis, trente-sept e-mails après, on oublie.

RSVP n'est que la vieille formule polie qui signifie « répondez s'il vous plaît », et recueillir les réponses en ligne règle le problème en donnant à chaque réponse un seul et même toit. Ce guide déroule tout de bout en bout : créer votre événement, inviter vos convives, ce qu'ils voient sur leur téléphone, comment ils répondent et comment vous regardez le décompte se former. Chemin faisant, il explique à quoi sert chaque option et comment la régler à votre goût. Comptez une dizaine de minutes.

En bref

• Tout vit dans un seul événement : votre liste d'invités, vos invitations et chaque réponse.
• Chaque invité reçoit une vraie invitation, pas un simple formulaire, dans sa propre langue s'il le préfère.
• Il répond à une seule question, « serez-vous présent ? », et ajoute ses accompagnants et ses besoins alimentaires au passage.
• Vous voyez les présents, les en attente et les excusés se mettre à jour en direct, et vous ne relancez que ceux qui n'ont pas répondu.
• Presque tout est à votre main : la date limite, les accompagnants, la carte, les langues et bien plus.

Avant de commencer : créez votre événement

Si vous n'avez pas encore créé votre événement, c'est la première étape, et elle prend une minute. Donnez-lui un nom, souvent celui du couple, choisissez le type de célébration et fixez la date.

Ne vous compliquez pas la vie lors de ce premier passage. Vous pourrez modifier le nom, la date et les détails plus tard, il est donc facile de commencer maintenant et d'affiner à mesure que les plans se précisent.

Étape 1 : Constituez votre liste d'invités

Ouvrez votre événement et rendez-vous dans le livre d'invités. C'est votre camp de base : chaque invité, le groupe auquel il appartient et s'il figure déjà sur une invitation. Garder tout le monde sur une seule liste, plutôt que dispersé entre vos contacts et un carnet papier, c'est précisément ce qui rend possible un décompte final fiable.

Vous n'êtes pas obligé de terminer la liste d'une traite. Ajoutez quelques noms maintenant, revenez en ajouter d'autres plus tard.

Étape 2 : Ajoutez vos invités et répartissez-les en groupes

Ajoutez les personnes une à une, ou collez une liste que vous tenez déjà dans une note ou un tableur. Au fil de l'ajout, placez chaque invité dans un groupe. Un groupe n'est qu'une étiquette, comme famille de la mariée, famille du marié ou amis du travail.

Les groupes valent ce petit effort. Plus tard, vous pourrez inviter ou relancer tout un groupe en une seule action au lieu de cocher les noms un par un, et voir d'un coup d'œil quel côté de la famille a répondu. Vous pouvez renommer un groupe, créer les vôtres ou déplacer un invité d'un groupe à l'autre à tout moment, si bien que la liste épouse la façon dont vous pensez réellement à vos proches.

Étape 3 : Créez vos invitations et envoyez-les

Une fois la liste prête, créez les invitations. Ici, vous avez un choix qu'il vaut la peine de comprendre. Un lien personnel est propre à un seul invité, sa réponse lui est donc rattachée. Un lien à partager est un lien unique que n'importe qui peut ouvrir, pratique pour un rassemblement décontracté.

Pour un mariage, les liens personnels sont ceux qui gardent votre décompte propre et empêchent un inconnu de répondre à un lien qui a circulé de main en main. C'est aussi là que vous faites de l'invitation la vôtre : choisissez un design de carte, ajoutez votre photo et vos couleurs et fixez une date limite de réponse, la date après laquelle le formulaire se ferme, pour que vos invités sachent quand vous avez besoin d'une réponse.

Étape 4 : Ce que vos invités voient vraiment

C'est la partie que la plupart des outils ratent. Votre invité n'ouvre pas un formulaire tout nu. Il ouvre une vraie invitation sur son téléphone : vos noms, la date, le lieu, joliment mis en page.

Cela compte plus qu'il n'y paraît. Un invité qui reçoit une invitation en bonne et due forme répond bien plus volontiers que celui à qui l'on tend un formulaire brut. Les invités peuvent changer la langue dans le coin, si bien que les proches qui lisent l'arabe ou le français voient tout dans la leur, et c'est vous qui décidez des langues proposées.

Étape 5 : Comment vos invités répondent

Quand ils sont prêts, ils répondent à une question claire : serez-vous présent ? Une touche pour oui, une touche pour non. Si vous avez autorisé les accompagnants, ils choisissent ici même combien ils en amènent. Un accompagnant est l'invité supplémentaire que quelqu'un amène avec lui : un conjoint, un ami ou un enfant.

Laisser les invités déclarer eux-mêmes leurs accompagnants garde votre décompte honnête, au lieu de vous faire deviner qui amène qui. C'est vous qui décidez si les accompagnants sont autorisés, et vous plafonnez combien chaque invité peut en amener, deux par exemple, pour qu'une seule invitation ne devienne pas discrètement une table de cinq. Les invités peuvent ajouter une note alimentaire au même moment, ce dont votre traiteur vous saura gré. À l'instant où ils touchent envoyer, ils voient un remerciement, la réponse est ainsi bouclée et sort de leur esprit, sans se demander si elle est bien passée.

Étape 6 : Regardez les réponses arriver

De votre côté, tout atterrit ici, sur votre page Invitations et réponses. Trois cartes tiennent le score en direct, présents, en attente et excusés, et se mettent à jour toutes seules à mesure que les invités répondent. C'est le décompte que vous n'arriviez jamais tout à fait à cerner, désormais en direct et au même endroit. Les onglets juste en dessous vous emmènent d'une touche vers Répondu ou En attente, pour voir exactement qui vous doit encore une réponse.

De là, vous ne relancez que ceux qui n'ont pas répondu, sans importuner ceux qui l'ont déjà fait. Une remarque honnête : attendez-vous à quelques absents même parmi les invités qui ont dit oui. C'est tout à fait normal, alors gardez un peu de marge plutôt que de prévoir pour le chiffre exact.

Étape 7 : Le jour J, enregistrez tout le monde à l'entrée

L'enregistrement se fait sur votre téléphone à la porte, car le scan utilise l'appareil photo. Ouvrez l'écran d'enregistrement, touchez Scanner un pass et pointez votre appareil photo sur le code QR que l'invité présente depuis son invitation, ce petit carré à motifs qu'un appareil photo sait lire. Cela le marque, lui et tous ceux de son groupe, comme arrivés. Pas d'appareil photo sous la main, ou vous travaillez depuis un ordinateur portable ? Cherchez dans la liste des confirmés par nom et enregistrez-les d'une touche.

Votre décompte d'arrivées reste exact en temps réel, sans liste papier à égarer ou à cocher deux fois.

Personnalisez à votre image

Presque chaque étape du parcours ci-dessus a un réglage que vous pouvez ajuster. En voici quelques-uns à connaître :

• La date limite de réponse, la date à laquelle le formulaire cesse d'accepter les réponses, pour que les retardataires sachent qu'ils doivent se dépêcher.
• Les accompagnants, activés ou non, et le maximum que chaque invité peut amener, pour que vos tables gardent la taille prévue.
• La carte d'invitation, son design, votre photo et vos couleurs, pour qu'elle ressemble à votre mariage et non à un modèle.
• Les langues proposées, pour que chaque invité lise son invitation et réponde dans une langue où il se sent à l'aise.
• Des liens personnels ou un seul lien à partager, selon le degré de formalité de l'événement.

Pour les invités qui ne sont pas en ligne

Tout le monde ne vit pas rivé à son téléphone, et c'est très bien ainsi. Imprimez une invitation avec son code QR pour les proches qui préfèrent le papier, ou ajoutez tout simplement leur réponse vous-même quand ils vous la donnent de vive voix. Dans un cas comme dans l'autre, vous vous retrouvez avec une seule liste fiable au lieu de deux.

Foire aux questions

Que veut dire RSVP au juste ?

Cela vient d'une formule française qui signifie « répondez s'il vous plaît ». En pratique, c'est le moment où un invité vous dit s'il vient, pour que vous puissiez organiser le plan de table, le repas et le nombre.

Mes invités doivent-ils télécharger une application pour répondre ?

Non. Ils ouvrent un lien dans n'importe quel navigateur et répondent là. Rien à installer, ce qui compte surtout pour les proches plus âgés et pour quiconque a un téléphone ancien.

Puis-je recueillir les accompagnants et les choix alimentaires en même temps ?

Oui. Les deux font partie de la réponse, ils arrivent donc au même endroit qu'elle, sans tableur séparé à faire concorder.

Les invités peuvent-ils répondre dans une autre langue ?

Oui. L'invitation et la réponse peuvent s'afficher dans la langue de chaque invité, y compris l'arabe présenté de droite à gauche, pour que personne ne devine devant un formulaire qu'il ne lit pas entièrement.

Existe-t-il une version gratuite ?

Oui. Laylaty est gratuit jusqu'à 40 invités, ce qui couvre une petite célébration, de la première invitation au décompte final.

Prêt à arrêter de courir après les réponses ?

Créez votre événement, ajoutez vos premiers invités et envoyez une invitation à laquelle chacun peut répondre d'une touche.